Office Manager H/F

CDI - 75 000 / 80 000 € (Annuel)

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Réf : 699
Publié le 19/11/2020

Office Manager H/F

CDI - 75 000 / 80 000 € (Annuel)

Paris - Île-de-France - France

Présentation de l'entreprise

NeithWork, cabinet de conseil en recrutement, est présent auprès des plus grands acteurs du droit en France.

Notre client, cabinet d’avocats international basé dans le 16ème arrondissement de Paris, nous a mandaté pour l’accompagner sur le recrutement d'un(e) 
 
        OFFICE MANAGER H/F ANGLAIS COURANT dans le cadre d’un CDI !

Description du poste

Rattaché(e) aux associés du cabinet d'avocats, l'Office Manager participera à diverses missions de support : 

Ressources humaines :

• Communiquer et appliquer les politiques et procédures RH
• Participer aux entretiens d'embauche
• Lancer le processus d’accueil et d'intégration des nouveaux employés 

• Gérer la formation des salariés
• Gérer l'administration du personnel (changement de statut, départs, sorties, congés...)
• Gérer la paie semi-externalisée du personnel et des associés

Gestion financière : 
• Préparer et surveiller le budget du bureau, formuler des recommandations sur les économies, les dépenses en immobilisations et les besoins opérationnels
• Examiner et analyser les rapports financiers mensuels, en travaillant en étroite collaboration avec l’actionnaire gérant pour résoudre les problèmes de rentabilité et de productivité des avocats
• Examiner et approuver les factures et les dépenses pour le bureau
• Gérer l’intégralité de la facturation et des comptes clients à Paris (environ 300 factures/mois)
• Déclarations de revenus 
• Établir et entretenir des relations avec les fournisseurs : négociation des tarifs; approbation et traitement rapides des paiements; résolution des écarts de facturation

Marketing & évènements :
• Coordonner des événements marketing locaux, y compris des briefings, des tables rondes et des séminaires...
• Aider les actionnaires à améliorer la visibilité et l’image de l’entreprise sur le marché local et dans l’ensemble de l’entreprise

Installations & équipements : 
• Tenir un répertoire du personnel
• Former les employés sur les procédures d’urgence
• Assurer la liaison entre l’entreprise et le propriétaire en ce qui concerne les projets d’installations, les demandes d’entretien etc
• Superviser la gestion des dossiers
• Fournir des mises à jour pour le plan de reprise après sinistre de la continuité des activités du bureau et s’assurer que les coordonnées du système de notification d’urgence sont à jour


Systèmes informatiques
• Assurer la liaison entre HelpDesk et le bureau en ce qui concerne les dysfonctionnements technologiques
• Coordonner les mises à niveau et la maintenance de la technologie avec le bureau administratif, le service informatique, les consultants et les fournisseurs

Comités et réunions
• Participer aux assemblées d’actionnaires
• Présider les réunions du personnel
• Planifier les fonctions sociales du bureau
• Gérer les projets spéciaux assignés par l’actionnaire gérant

Profil recherché


• Agir de manière proactive sur les besoins et savoir anticiper
• Faire preuve d’intelligence émotionnelle
• Être fiable
• Détenir d'excellentes qualités d’encadrement - capacité à diriger et à gérer le personnel
• Être une personne de confiance tant pour les avocats que pour le personnel
• Fournir constamment un excellent service à la clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe
• Être très organisé(e) et autonome – capable de jongler avec plusieurs projets en même temps
• Capacité à travailler en collaboration, tout en encourageant et en motivant les autres
• Capacité à diriger de manière indépendante, en faisant preuve de jugement dans des situations potentiellement difficiles
• Capacité à entretenir des relations de travail efficaces avec tous les niveaux du personnel de l’entreprise


Compétences en informatique et matériel de bureau : Maîtrise de toutes les applications Microsoft, y compris, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, les systèmes de gestion des documents, systèmes de facturation et de gestion des dépenses.

Capacité à faire fonctionner tout l’équipement de bureau  : téléphone multiligne, calculatrice, téléphone portable, copieur, télécopieur, numériseur, équipement audiovisuel...

Au moins six ans d’expérience en gestion de bureau, Rh & finance

Anglais courant !

Autres informations

Rémunération : 80K €