Secrétaire de direction - Anglais courant H/F

CDD (6 mois)

RETOUR LISTE
Réf : 378
Publié le 13/02/2020

Secrétaire de direction - Anglais courant H/F

CDD (6 mois)

Paris - Île-de-France - France

Présentation de l'entreprise

NeithWork, est un cabinet de recrutement multi-spécialiste à taille humaine ayant pour maître mot l’accompagnement.
Nos consultants spécialisés recrutent pour des secteurs desquels ils sont issus afin de vous apporter une expertise personnalisée en fonction de vos attentes.
Plus que des consultants, NeithWork c’est avant tout des femmes et des hommes simples, passionnés par l’humain et ayant pour visée la contribution à la réussite de chacun.

Nous recherchons pour l'un de nos client, un cabinet d'avocats international, un(e) secrétaire de direction ayant un anglais courant dans le cadre d'un remplacement maternité. Poste à pourvoir rapidement.

Description du poste

Il s'agit d'assister un associé et son équipe (département M&A). Voici un descriptif des missions:


1) Secrétariat
o Relit tous les emails reçus par l’associé et les trie selon les critères définis par ce dernier.
o Assure avec discrétion et efficacité l’accueil téléphonique du ou des avocats pour lesquels elle travaille.
o Transmet les messages et s’assure qu’une suite est donnée aux appels qui le nécessitent.
o Gère les rendez-vous et l’emploi du temps des avocats pour lesquels elle travaille.
o Administre avec efficacité et pertinence les moyens matériels associés à l’exécution de l’agenda 


2) Gestion administrative
o Fait approuver les factures reçues relatives aux dossiers par l’associé et les originaux à la comptabilité dûment signées.
o Etablit avec une fréquence trimestrielle les notes de frais des associés dans le format le plus approprié pour un traitement comptable rapide et fiable. Indique le numéro de dossier sur les justificatifs de voyage que l’associé se fait remboursé.
o Effectue un suivi rigoureux des billets commandés à LVB, notre prestataire agence de voyages, veille à ce que les factures LVB ne soient pas remboursées aux associés si elles sont adressées au cabinet. Veille également à ce que les voyages personnels soient acquittés par les associés directement.
o Etablit les notes d’honoraires 

3) Secrétariat juridique
o Veille à l’ouverture administrative des dossiers clients.
o Dactylographie les documents que les associés lui confient à la frappe et/ou effectue les mark-up nécessaires.
o Supervise l’archivage des dossiers terminés en collectant l’ensemble des éléments relatifs au dossier (y compris les parties de dossiers se trouvant chez les collaborateurs et les stagiaires) puis en effectuant un tri avisé pour en éliminer les doublons et en ordonner le contenu par grandes rubriques afin de permettre une recherche rapide et aisée si besoin est.

4) Intérêt général
o Effectue une veille permanente pour permettre aux services de support d’être plus efficaces et pour être à même de répondre rapidement aux demandes des associés:
- anticipation des besoins techniques (déplacement des avocats) et information des hôtesses, du service informatique et de l’administration;
- identification et transmission rapide des éléments relatifs aux charges sociales des associés (qui constituent des pièces comptables du cabinet).
o Constitue un classement de proximité des éléments relatifs aux associés que la comptabilité lui renvoie (notes de frais réglées, inscriptions à des séminaires validées et payées ou à des organisations professionnelles, etc…) afin d’éviter de fastidieuses recherches au service Comptable et afin de ne pas initier des doubles paiements par défaut de suivi.



5) Travaux de reprographie
oUtilise les différents outils et imprimantes de la salle reprographie pour certains travaux d’impression volumineux dont notamment les bibles, avec mise en forme des différents onglets.


Profil recherché

Nous recherchons une personne ayant un profil middle en tant qu'assistant juridique, rigoureuse et pointilleuse, qui a déjà occupé un poste similaire en cabinet d'avocats.

Anglais courant impératif !

Autres informations

Rémunération : selon profil